Les clefs sont des mots ou groupes de mots ou concaténations de symboles, qui s'associent à une référence pour la caractériser.

Une clef peut avoir deux fonctions assez différentes:

1. Critère de sélection de références pouvant se regrouper sous la clef. C'est la clef de rassemblement ou de catégorie thématique. Ce type de clef se rencontre souvent dans un index.
2. Discernement d'une référence particulière. C'est la fonction du titre. Ce type de clef se rencontre dans un document pour en référencer spécifiquement un autre.

Considérez la liste de noms propres suivante :

Alain Delon
Albert Einstein
Albrecht Dürer
Alfred Hitchcock
Alphonse Daudet
André Breton

Disons qu'il s'agit d'une base de données sur toutes les personnes dont le prénom commence par "A". Les noms des personnes sont des clefs de discernement. Disons que nous voulons introduire en guise de clefs de rassemblement les domaines d'activité de ces personnes :

Cinéma - Alain Delon
Physique - Albert Einstein
Art - Albrecht Dürer
Cinéma - Albert Hitchcock
Lettres - Alphonse Daudet
Lettres - André Breton

Ces clefs, comme les précédentes, représentent des hyperliens, toujours vers les mêmes notices biographiques. Afin de nous faire une idée du résultat, combinons les listes et trions le tout pour former un index alphabétique :

Alain Delon
Albert Einstein
Albrecht Dürer
Alfred Hitchcock
Alphonse Daudet
André Breton
Art - Albrecht Dürer
Cinéma - Alain Delon
Cinéma - Albert Hitchcock
Physique - Albert Einstein
Lettres - Alphonse Daudet
Lettres - André Breton

Le résultat est le suivant : Les personnes de même métier se rencontrent ensemble sous la clef de rassemblement dans l'index. Tout se passe comme si la base était organisée selon le métier. On peut ainsi classer les mêmes données autant de fois qu'on veut selon autant de critères qu'on veut. Les nouvelles clefs se rapportent aux mêmes documents exactement que les anciennes.

Dans cet exemple, les noms de personnes sont des clefs de discernement et donnent lieu à une entrée unique dans l'index. Les métiers sont des clefs de rassemblement et donnent lieu à des entrées multiples.

La première mission de la clef de rassemblement serait d'aider le lecteur à s'orienter dans une archive sans tenir compte de l'organisation arborescente de cette archive.